Je eerste btw-aangifte doen: zo werkt het, stap voor stap

Een paar weken na je inschrijving bij de KVK krijg je post van de Belastingdienst. Vanaf dan doe je meestal elk kwartaal btw-aangifte. De eerste keer voelt dat spannend, maar het is minder werk dan je denkt. Zeker als je je administratie goed bijhoudt. In dit artikel lees je wanneer je aangifte doet, welke btw je mag terugvragen, hoe je de belangrijkste rubrieken invult, en waarom je de btw op een laptop wel in één keer terugkrijgt, maar de laptop zelf over een paar jaar afschrijft.

In het kort

Eerst: je btw-nummers

Na je inschrijving bij de KVK krijg je van de Belastingdienst twee nummers. Het btw-identificatienummer zet je op je facturen en website. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen voor contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je aangifte. Haal die twee niet door elkaar: het omzetbelastingnummer bevat je burgerservicenummer, en dat hoort niet op je facturen.

Wanneer moet je aangifte doen?

De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte. Je aangifte én je betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal binnen zijn bij de Belastingdienst. Voor 2026 zijn dat volgens de Belastingdienst deze data:

Aan het begin van elk jaar krijg je een aangiftebrief met je tijdvakken, de uiterste data en je betalingskenmerken. Bewaar die brief. Je vindt dezelfde gegevens ook in Mijn Belastingdienst Zakelijk. Wil je een herinnering? De Belastingdienst heeft de app Btw-Alert, die je laat weten wanneer het tijd is.

Begin je midden in een kwartaal, dan doe je over dat eerste, korte kwartaal gewoon aangifte. Begin je bijvoorbeeld op 15 februari, dan geef je je omzet en kosten vanaf je start op in de aangifte over het eerste kwartaal, uiterlijk 30 april.

Wat heb je nodig?

• Je verkoopfacturen van het kwartaal. Daarop staat de btw die je aan klanten hebt gerekend.
• Je inkoopfacturen en bonnetjes van zakelijke uitgaven. De btw daarop mag je vaak terugvragen. Dat heet voorbelasting.
• Je bankafschriften, om te controleren of je niets bent vergeten.
• Toegang tot Mijn Belastingdienst Zakelijk. Inloggen kan met eHerkenning. Met een eenmanszaak kun je ook met DigiD inloggen.

Met een boekhoudprogramma gaat het sneller: dat zet de bedragen per rubriek al voor je klaar.

Welke btw mag je terugvragen?

Btw op zakelijke kosten mag je in principe aftrekken van de btw die je moet betalen. Wel moet je aan een paar voorwaarden voldoen, staat op de site van de Belastingdienst:

• je hebt een geldige factuur, op naam van je bedrijf;
• je gebruikt de aankoop voor je bedrijf;
• je rekent zelf btw over je omzet (dus niet als je de KOR gebruikt of btw-vrij werkt).

Op een aantal kosten mag je de btw niet of maar deels aftrekken:

Zo vul je de aangifte in

Het aangifteformulier heeft rubrieken. Voor de meeste starters die alleen in Nederland werken, zijn er maar drie belangrijk:

• Rubriek 1a: je omzet waarover je 21% btw rekent, en de btw daarover. Links vul je de omzet zonder btw in, rechts de btw.
• Rubriek 1b: je omzet waarover je 9% btw rekent, en de btw daarover. Twijfel je welk tarief geldt? Lees wanneer je 9% of 21% rekent.
• Rubriek 5b: de voorbelasting, dus de btw die je zelf hebt betaald op zakelijke kosten.

Het formulier rekent zelf uit wat je moet betalen of terugkrijgt: de btw die je hebt gerekend, min de btw die je hebt betaald.

De andere rubrieken

De rest van het formulier heb je alleen in bijzondere situaties nodig:

Let op rubriek 4: koop je software of advertenties bij een buitenlands bedrijf, zoals Google, Meta of een Amerikaanse softwaremaker, dan krijg je vaak een factuur zonder btw. Die btw geef je dan zelf aan in rubriek 4a of 4b, en trek je in dezelfde aangifte weer af in rubriek 5b. Per saldo betaal je niets, maar je moet het wel invullen.

Rekenvoorbeeld: je eerste kwartaal

Je bent webdesigner en factureert in je eerste kwartaal € 6.000 zonder btw. Daarover reken je 21% btw: € 1.260. Je had deze kosten:

Je vult in:

• rubriek 1a: € 6.000 omzet en € 1.260 btw;
• rubriek 5b: € 210 + € 12,60 = € 222,60 voorbelasting.

Je betaalt € 1.260 − € 222,60 = € 1.037,40. Bedragen omrekenen doe je met de btw-calculator.

De laptop: btw terug, maar wel afschrijven

Een laptop is een investering, en daar gelden twee regels die vaak door elkaar worden gehaald. Het zijn twee verschillende belastingen:

• Btw: de btw op de laptop vraag je in één keer terug, in de aangifte over het kwartaal waarin je hem kocht. Dat is de € 210 in het voorbeeld.
• Inkomstenbelasting: de laptop zelf mag je niet in één keer als kosten aftrekken van je winst. Kost een bedrijfsmiddel € 450 of meer, dan moet je het volgens de Belastingdienst afschrijven over de jaren dat je het gebruikt. Per jaar mag je maximaal 20 procent van de aanschafprijs afschrijven.

Voor de laptop van € 1.000 (zonder btw, want die krijg je terug) betekent dat: gebruik je hem vijf jaar en is hij daarna niets meer waard, dan schrijf je elk jaar € 200 af. Kocht je hem halverwege het jaar, dan schrijf je in het eerste jaar alleen af over de maanden dat je hem had. Die afschrijving verwerk je in je aangifte inkomstenbelasting, niet in je btw-aangifte. Een boekhoudprogramma regelt dat meestal voor je.

Gebruik je de laptop ook privé? Dan mag je niet zomaar alle btw houden. Hoe je dat verrekent, hangt af van hoe je de laptop in je administratie opneemt. De Belastingdienst geeft er een voorbeeld van.

Betalen of terugkrijgen

Moet je betalen, maak het bedrag dan over met het juiste betalingskenmerk, of betaal direct via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Heb je meer btw betaald dan ontvangen, bijvoorbeeld omdat je in je eerste kwartaal veel hebt geïnvesteerd? Dan krijg je het verschil terug.

Tip: zet de btw die je ontvangt meteen apart op een spaarrekening. Dat geld is niet van jou.

Geen omzet? Toch aangifte doen

Ook als je in een kwartaal niets hebt verkocht, moet je aangifte doen. Je vult dan overal € 0 in. Dat heet een nihilaangifte. Vergeet je die, dan kun je toch een boete krijgen. Had je wel kosten, dan vul je de btw daarop gewoon in rubriek 5b in en krijg je die terug. De KVK legt uit hoe de btw-aangifte werkt.

Checklist voor je eerste aangifte

• Alle verkoopfacturen van het kwartaal staan in je administratie.
• Je hebt van elke zakelijke uitgave een factuur of bon, op naam van je bedrijf.
• Je hebt geen btw afgetrokken op eten en drinken in de horeca of op privé-uitgaven.
• Facturen van buitenlandse bedrijven zonder btw staan in rubriek 4.
• Je hebt je bankafschriften naast je administratie gelegd: zijn alle betalingen verwerkt?
• Je hebt het bedrag dat je moet betalen klaarstaan.

Veelgemaakte fouten

• Omzet inclusief btw invullen. In rubriek 1a en 1b vul je links de omzet zonder btw in.
• Btw aftrekken zonder factuur. Een pinbon zonder bedrijfsgegevens is niet altijd genoeg. Vraag bij grotere aankopen om een factuur op naam van je bedrijf.
• De btw op een investering vergeten. Juist in je eerste kwartaal koop je vaak spullen. Die btw krijg je terug, dus vergeet hem niet.
• Buitenlandse facturen overslaan. Ook als er geen btw op staat, moet je ze in rubriek 4 opgeven.
• Te laat. Zet de data in je agenda, of gebruik de app Btw-Alert.

Te laat of een fout gemaakt?

Komt je aangifte of betaling te laat binnen, dan kun je een boete krijgen. Volgens de KVK krijg je geen boete als je aangifte binnen zeven dagen na de uiterste datum binnen is. Kom je daarna, dan volgt een boete van € 82, en bij herhaling € 165. Betaal je te laat, dan is de boete 3% van het bedrag, met een minimum van € 50. Uitstel krijg je bij btw alleen in bijzondere situaties.

Heb je een fout gemaakt in een eerdere aangifte? Gaat het om € 1.000 btw of minder, dan verwerk je de correctie in je volgende aangifte. Is het meer, dan dien je een correctie in via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Heb je te weinig btw betaald, doe dat dan binnen acht weken nadat je de fout ontdekte, meldt de Belastingdienst.

Kun je de btw-aangifte overslaan?

Ja, met de kleineondernemersregeling (KOR). Blijft je omzet onder de € 20.000 per jaar, dan kun je kiezen om geen btw te rekenen en geen aangifte te doen. Dat is niet altijd voordelig: je krijgt dan ook geen btw terug op je kosten. Investeer je in je eerste jaar veel, bijvoorbeeld in een laptop, camera of gereedschap, dan loop je met de KOR dus btw mis.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik mijn eerste btw-aangifte doen?
Na het eerste kwartaal waarin je ondernemer bent. Begin je in februari, dan doe je aangifte over het eerste kwartaal, uiterlijk 30 april.

Moet ik aangifte doen als ik niets verdiend heb?
Ja. Je doet dan een nihilaangifte, met overal € 0. Had je wel kosten, dan krijg je de btw daarop terug.

Mag ik de btw op een laptop in één keer terugvragen?
Ja, in de aangifte over het kwartaal waarin je hem kocht. Voor de inkomstenbelasting schrijf je de laptop wel af over een paar jaar, als hij € 450 of meer kost.

Welke btw mag ik niet terugvragen?
Onder meer btw op eten en drinken in de horeca, op privé-uitgaven, en op relatiegeschenken boven € 227 per relatie per jaar.

Ik heb een fout gemaakt in mijn aangifte. Wat nu?
Tot € 1.000 btw verwerk je de correctie in je volgende aangifte. Daarboven dien je een correctie in via Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Kan ik mijn btw-aangifte zelf doen?
Ja. Met een goede administratie is het voor de meeste starters goed zelf te doen. Werk je internationaal of met btw verlegd, dan kan een boekhouder helpen.