Een offerte is vaak het eerste wat een klant echt van je ziet, naast je website. Is hij slordig, vaag of te duur zonder uitleg, dan kiest de klant iemand anders. Een goede offerte laat zien dat je de vraag begrepen hebt, maakt duidelijk wat de klant krijgt en wat het kost, en maakt het makkelijk om ja te zeggen.
In het kort
| Wat erin moet | Je gegevens, die van de klant, een omschrijving, de prijs en de voorwaarden |
|---|---|
| Geldigheid | Bepaal je zelf; zet er altijd een datum in |
| Bindend? | Zodra de klant akkoord geeft |
| Tip | Bel of mail een paar dagen later om te vragen of er vragen zijn |
Wat zet je in een offerte?
Het Ondernemersplein heeft een stappenplan voor een offerte. Deze onderdelen horen erin:
- je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en contactgegevens;
- de naam en het adres van de klant;
- een offertenummer en de datum;
- een omschrijving van het werk of de producten: wat doe je wel, en wat niet;
- de prijs: per uur, per stuk of een vaste projectprijs, met en zonder btw;
- de planning en de oplevering;
- afspraken over een aanbetaling en de betaaltermijn;
- hoe lang de offerte geldig is;
- een verwijzing naar je algemene voorwaarden, die je meestuurt.
Vrijblijvend of bindend?
Volgens de KVK wordt een offerte bindend zodra de klant akkoord geeft, bijvoorbeeld met een handtekening of een e-mail. Zolang de klant nog niet heeft ingestemd, kun je een vrijblijvende offerte aanpassen of intrekken. Er is geen wettelijke geldigheidsduur, dus zet er zelf een datum in. Dertig dagen is gebruikelijk. Daarmee voorkom je dat een klant na een half jaar terugkomt op een prijs die niet meer klopt.
Zo maak je een offerte die overtuigt
Begin bij de klant, niet bij jezelf
Begin niet met drie alinea’s over je bedrijf. Begin met het probleem of de wens van de klant, in zijn eigen woorden. “Je wilt een website waarmee nieuwe klanten zelf een afspraak kunnen maken” werkt beter dan “Wij bouwen professionele websites sinds 2018”.
Maak het concreet
Beschrijf precies wat de klant krijgt. Niet “schilderwerk woonkamer”, maar “muren en plafond woonkamer (ca. 60 m²), twee lagen, inclusief afplakken en schuren”. Hoe concreter, hoe minder discussie achteraf en hoe professioneler je overkomt.
Geef keuzes
Bied twee of drie opties aan: een basisversie, een uitgebreide versie en eventueel iets daartussen. Klanten vergelijken dan jouw opties met elkaar, in plaats van jou met een concurrent.
Leg je prijs uit
Een kale prijs voelt duur. Een prijs met uitleg niet. Laat zien wat erin zit en wat de klant ermee bespaart of oplevert. Je tarief onderbouwen begint bij weten wat je nodig hebt: reken het uit met de uurtarief-calculator. Btw erbij rekenen doe je met de btw-calculator.
Maak ja zeggen makkelijk
Zet onderaan duidelijk wat de volgende stap is: “Akkoord? Teken hieronder, of stuur een mail met ‘akkoord’.” Met een digitale handtekening of een akkoordknop in je boekhoudprogramma gaat het nog sneller.
Wees snel
Stuur je offerte binnen een paar dagen na het gesprek. Wie het eerst een duidelijke offerte stuurt, heeft een voorsprong.
Na het versturen
Hoor je niets? Bel of mail na een paar dagen. Niet om te pushen, maar om te vragen of de offerte duidelijk is en of er vragen zijn. Vaak heeft de klant hem simpelweg nog niet gelezen. En zegt de klant nee, vraag dan waarom. Dat leert je meer dan tien offertes die je wint.
Na akkoord: de factuur
Zet de afspraken uit je offerte later precies zo op je factuur. Lees hoe je een factuur maakt en op tijd betaald krijgt, en controleer hem met de factuur-checker.
Veelgestelde vragen
Is een offerte bindend?
Ja, zodra de klant akkoord geeft. Daarvoor kun je een vrijblijvende offerte nog aanpassen of intrekken.
Hoe lang is een offerte geldig?
Er is geen wettelijke termijn. Je bepaalt het zelf; dertig dagen is gebruikelijk.
Moet ik algemene voorwaarden meesturen?
Niet verplicht, wel verstandig. Wil je ze laten gelden, stuur ze dan mee met de offerte.
