Bedrijfsnaam wijzigen: zo werkt het en dit moet je aanpassen

De naam die je ooit bedacht past niet meer bij wat je doet, je gaat samenwerken, of een ander bedrijf stuurt een brief dat je naam te veel op die van hen lijkt. Je bedrijfsnaam veranderen is meestal gratis en in een paar minuten geregeld bij de KVK. Bij een bv ligt dat anders, want dan moet je soms naar de notaris. En de wijziging in het Handelsregister is vaak het kleinste deel van het werk: je website, facturen, bank, Google-profiel en klanten moeten ook mee.

In dit artikel lees je hoe het per rechtsvorm werkt en wat je allemaal moet aanpassen, zonder dat je je plek in Google kwijtraakt.

In het kort

Welke naam wil je veranderen?

Een bedrijf kan meerdere namen hebben. Die verschillen maken uit voor wat je moet regelen:

• Handelsnaam: de naam waaronder je zaken doet met klanten, bijvoorbeeld op je website en facturen. Je kunt er meer dan één hebben.
• Statutaire naam: de officiële naam van een rechtspersoon, zoals een bv, zoals die in de statuten staat.
• Merk: een naam of logo die je bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BOIP) hebt geregistreerd voor producten of diensten. Dat is een aparte registratie.
• Domeinnaam: je webadres. Ook dat staat los van je inschrijving.

Hoe werkt het per rechtsvorm?

Eenmanszaak: via Mijn KVK

Volgens de KVK gaat het zo:

1. Log in op Mijn KVK met DigiD.
2. Kies je bedrijf.
3. Pas de handelsnaam aan, controleer de gegevens en verstuur de wijziging.

Je volgt de status in Mijn KVK. Staat de wijziging in het Handelsregister, dan krijg je een brief. Bewaar die als bewijs. De KVK geeft de wijziging ook door aan de Belastingdienst. Je kunt ook een datum in de toekomst opgeven. Dat is handig als je de overstap wilt laten samenvallen met een nieuwe website.

Met een eenmanszaak mag je geen naam kiezen die een andere rechtsvorm suggereert, zoals “BV” of “& Partners”. Dat is misleidend.

Vof, maatschap of cv: formulier 15

Hier gebruik je volgens de KVK formulier 15. Op dat formulier geef je aan of de nieuwe naam ook de handelsnaam wordt. Spreek de naamswijziging ook af met je compagnons. Staat de oude naam in jullie samenwerkingsovereenkomst, pas die dan ook aan.

Bv: notaris of extra handelsnaam

De statutaire naam van een bv wijzig je alleen via de notaris, met een statutenwijziging. Dat kan niet in Mijn KVK. Vraag vooraf bij een paar notarissen een prijs op, want tarieven verschillen.

Vaak is dat niet eens nodig. Een bv kan onder een andere handelsnaam werken dan de statutaire naam. “Jansen Holding BV” kan dus prima handelen als “Stralend Schoon”. Op je website en je facturen moet dan wel duidelijk zijn wie je juridisch bent. Bij een grote rebranding of als de oude naam echt weg moet, is een statutenwijziging logischer.

Controleer de nieuwe naam eerst goed

Doe dit voordat je iets aanpast of bestelt. Het zou zonde zijn om twee keer te moeten wijzigen.

• KVK Naamchecker: zoek met de Naamchecker op je nieuwe naam en op andere schrijfwijzen.
• Merkenregister: bekijk of iemand de naam als merk heeft geregistreerd.
• Domeinnaam en social media: is de .nl nog vrij? En de naam op Instagram, Facebook en LinkedIn?
• Google: werkt een bedrijf met dezelfde activiteiten onder een vergelijkbare naam, ook al staat die anders geschreven?

Meer hierover lees je in een bedrijfsnaam kiezen.

Wat blijft hetzelfde?

Bij alleen een naamswijziging blijft het hetzelfde bedrijf. Je houdt je KVK-nummer, en je hoeft geen nieuw btw-nummer aan te vragen. Lopende contracten, klantafspraken en openstaande facturen blijven gewoon doorlopen. Vertel je relaties wel dat je naam verandert, zodat er geen verwarring ontstaat.

Dat is anders als je ook van rechtsvorm wisselt, bijvoorbeeld van eenmanszaak naar bv. Dat is een aparte procedure met meer gevolgen. Verandert ook je bedrijfsactiviteit, pas dan je omschrijving en SBI-code aan. Begin je een compleet andere activiteit, ga dan na of de Belastingdienst iets anders nodig heeft.

Facturen en bank

Op je factuur mag je volgens de Belastingdienst je juridische naam zetten, of je handelsnaam als die met je adres bij de KVK is geregistreerd. Gebruik de nieuwe handelsnaam dus pas op facturen als die in het Handelsregister staat. Je factuurnummering loopt gewoon door.

Geef de nieuwe naam ook door aan je bank. Banken controleren bij overboekingen of de ingevulde naam past bij de naam op de rekening. Klopt dat niet, dan krijgt je klant een waarschuwing, en dat kan voor uitstel of twijfel zorgen. Zet in de overgangsperiode beide namen op je factuur, bijvoorbeeld “Nieuwe Naam (voorheen Oude Naam)”. Lees meer over een factuur maken en op tijd betaald krijgen.

Website en Google

Verandert alleen de naam op je website, en niet je webadres? Dan is dit eenvoudig: pas je logo, teksten, contactpagina en de titels van je pagina’s aan.

Ga je ook naar een nieuw domein, dan moet je oppassen. Doe je dat verkeerd, dan kun je je posities in Google verliezen. Google geeft in zijn handleiding voor verhuizingen deze richtlijnen:

1. Maak een lijst van al je oude pagina’s en de bijbehorende nieuwe pagina’s.
2. Stel 301-redirects in per pagina. Stuur niet alles naar je homepage: Google kan dat zien als een pagina die niet meer bestaat.
3. Houd de redirects aan, volgens Google het liefst zo lang mogelijk en meestal minstens een jaar.
4. Meld de verhuizing met de tool voor adreswijziging in Search Console.
5. Houd je oude domein aan. Volgens Google betaal je het minstens een jaar door, zodat niemand anders het kan misbruiken. Bij een domein met veel links of bekendheid kun je het beter veel langer houden.

Laat ook je oude e-mailadres doorsturen. Klanten mailen vaak nog jaren naar het adres dat ze kennen.

Je hoeft overigens niet per se een nieuw domein te nemen. Staat de oude naam niet te opvallend in je domein, of draait je site goed in Google, weeg dan af of de overstap de moeite waard is.

Google Bedrijfsprofiel en reviews

Pas de naam aan in je bestaande Google Bedrijfsprofiel en maak geen nieuw profiel aan. Zo blijven je reviews staan en voorkom je dat er twee profielen voor één bedrijf zijn. Google kan de wijziging eerst controleren, en vraagt soms om extra bewijs. Gebruik je echte naam: extra zoekwoorden erachter mogen volgens de richtlijnen van Google niet.

Houd je naam, adres en telefoonnummer op andere plekken gelijk, zoals je website, Facebook, LinkedIn en vermeldingen op branchesites. Pas ook je Instagram-naam aan. Lees hoe je met reviews omgaat.

Wat moet je nog meer aanpassen?

Loop deze lijst langs, en doe het in één keer:

• Officieel: vergunningen, keurmerken, lidmaatschappen en je inschrijving bij brancheverenigingen.
• Financieel: bank, boekhoudprogramma, betaalprovider, pinautomaat en je boekhouder. Bekijk ook de vermelding in VIES: klopt die niet, dan bel je de BelastingTelefoon.
• Contracten: verzekeringen, huurcontract, leasecontract, telefoon en internet, leveranciers en terugkerende opdrachtgevers.
• Teksten: algemene voorwaarden, privacyverklaring, offertesjablonen, e-mailhandtekening en je offertes.
• Zichtbaar: logo, visitekaartjes, bedrukte kleding, gevelbord, belettering op je bus. Dat zijn vaak de grootste kosten.
• Klanten: stuur een kort bericht met de reden, de nieuwe naam en de mededeling dat verder alles hetzelfde blijft.

De kosten van een nieuwe huisstijl, website en bedrukking zijn zakelijk. Lees welke kosten je mag aftrekken.

Wat doe je met de oude naam?

Volgens de KVK beschermt de Handelsnaamwet alleen een naam die je echt gebruikt, bijvoorbeeld in reclame, op je website of op facturen. Wie een naam het langst gebruikt, is beschermd. Stop je met je oude naam, dan raak je die bescherming op den duur kwijt en kan een ander hem gaan gebruiken.

Wil je dat voorkomen, dan kun je tijdelijk beide namen laten registreren en de nieuwe vooraan zetten. Dat laatste kan met formulier 18. Heb je veel klanten die je onder de oude naam kennen, gebruik dan een tijd “voorheen Oude Naam” op je website en facturen.

Heb je een merk geregistreerd? Dat wijzigt niet mee. Is de nieuwe naam belangrijk voor je producten of diensten, dan registreer je hem apart. In een factsheet uit 2019 noemde het BOIP nog geen € 250 voor tien jaar. Bekijk de actuele prijs in de kostencalculator van het BOIP.

Als je je naam moet veranderen

Krijg je een brief omdat je naam te veel lijkt op die van een ander, verander dan niet meteen je naam, maar laat de brief ook niet liggen. Volgens het Ondernemersplein moet je handelsnaam voldoen aan de Handelsnaamwet. Of de ander gelijk heeft, hangt onder meer af van wie de naam het eerst gebruikte, en of er verwarring kan ontstaan, gezien je branche en regio. Gaat het om een merk, dan gelden andere regels. Vraag een jurist om mee te kijken, zeker als de ander een schadevergoeding of een korte termijn eist.

Veelgestelde vragen

Wat kost het om een bedrijfsnaam te wijzigen?
Een handelsnaam wijzigen in Mijn KVK is gratis. Voor een statutenwijziging van een bv betaal je de notaris. Reken daarnaast op kosten voor je logo, website en drukwerk.

Krijg ik een nieuw KVK- of btw-nummer?
Nee, niet als alleen de naam verandert. Dat kan wel als je ook van rechtsvorm wisselt.

Moet ik de Belastingdienst informeren?
Nee, dat doet de KVK. Bel de BelastingTelefoon als de naam daarna niet goed in VIES staat.

Moet een bv naar de notaris om onder een andere naam te werken?
Nee. Een bv kan zelf een andere handelsnaam toevoegen. Alleen voor het wijzigen van de statutaire naam heb je een notaris nodig.

Verlies ik mijn plek in Google als ik van naam verander?
Alleen de naam aanpassen heeft meestal weinig gevolgen. Bij een nieuwe domeinnaam stel je per pagina 301-redirects in, en die houd je minstens een jaar aan.

Mag ik mijn oude naam blijven gebruiken?
Ja, als hij als handelsnaam is geregistreerd. Veel bedrijven houden de oude naam een tijd aan, zodat klanten kunnen wennen.