Als je een eigen bedrijf begint, moet je je aanmelden bij de Belastingdienst. Dit is een cruciale stap om je bedrijf officieel te maken en te voldoen aan fiscale verplichtingen. In dit artikel bespreken we wat je precies moet regelen bij de Belastingdienst als startende ondernemer, van je btw-nummer tot het doen van belastingaangifte.
1. Aanmelden bij de Belastingdienst
Je aanmelding bij de Kamer van Koophandel (KvK) wordt automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Dit betekent dat je je niet apart hoeft aan te melden. De Belastingdienst gebruikt de gegevens van je KvK-inschrijving om te bepalen welke belastingverplichtingen je hebt.
Na inschrijving ontvang je:
- Een btw-nummer: Als je btw-plichtig bent.
- Een btw-identificatienummer (btw-id): Voor communicatie met klanten en leveranciers.
- Een brief met uitleg over je belastingverplichtingen.
2. Btw-regelingen
Als ondernemer moet je mogelijk btw (belasting over de toegevoegde waarde) afdragen. Dit zijn de belangrijkste punten die je moet weten:
A. Btw-aangifte
De meeste ondernemers doen elk kwartaal btw-aangifte. Dit betekent dat je:
- De btw die je hebt ontvangen van klanten, aangeeft.
- De btw die je hebt betaald over zakelijke uitgaven, terugvraagt.
B. Kleineondernemersregeling (KOR)
Als je jaaromzet lager is dan €20.000, kun je kiezen voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Hiermee hoef je geen btw te rekenen of af te dragen, maar kun je ook geen btw terugvragen.
C. Vrijstelling van btw
Sommige bedrijfstakken zijn vrijgesteld van btw, zoals onderwijs en zorg. Controleer of jouw diensten onder deze vrijstellingen vallen.
3. Inkomstenbelasting
Als ondernemer draag je inkomstenbelasting af over de winst van je bedrijf. Je winst wordt gezien als inkomen, en je moet dit jaarlijks opgeven via je aangifte inkomstenbelasting.
Belangrijke aftrekposten voor ondernemers:
- Zelfstandigenaftrek: Een vast bedrag dat je van je winst mag aftrekken. Voor 2025 is dit €2.470.
- Startersaftrek: Een extra aftrekpost voor startende ondernemers (maximaal drie jaar).
- Mkb-winstvrijstelling: 12.7% van je winst mag je aftrekken na aftrek van andere posten.
Let op: Ondernemerscriteria
Om in aanmerking te komen voor deze aftrekposten, moet je voldoen aan het urencriterium: je werkt minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming.
4. Zakelijke rekeningen en administratie
De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie van ondernemers. Zorg ervoor dat je administratie voldoet aan deze regels:
A. Zakelijke rekening
Hoewel het niet verplicht is, wordt het sterk aanbevolen om een zakelijke rekening te openen. Dit houdt je privé- en zakelijke financiën gescheiden.
B. Administratie bijhouden
Je moet een overzicht bijhouden van:
- Inkomsten en uitgaven.
- Facturen en bonnetjes.
- Contracten en andere zakelijke overeenkomsten.
Je administratie moet minimaal 7 jaar bewaard blijven.
5. Loonheffingen (indien van toepassing)
Als je personeel in dienst neemt, ben je verantwoordelijk voor het inhouden en afdragen van loonheffingen. Dit omvat:
- Loonbelasting.
- Premies voor de volksverzekeringen.
- Premies voor werknemersverzekeringen.
Zorg dat je dit op tijd meldt bij de Belastingdienst, zodat je een loonheffingennummer krijgt.
6. Zakelijke belastingen
Afhankelijk van je rechtsvorm en activiteiten kunnen andere belastingen van toepassing zijn:
A. Vennootschapsbelasting
Als je een BV of NV hebt, betaal je vennootschapsbelasting over de winst. Het tarief in 2025 is:
- 19% over de eerste €200.000 winst.
- 25,8% over het meerdere.
B. Dividendbelasting
Keer je winst uit aan aandeelhouders (inclusief jezelf als dga)? Dan betaal je dividendbelasting (15%).
C. Motorrijtuigenbelasting
Gebruik je een zakelijke auto? Dan betaal je mogelijk motorrijtuigenbelasting en moet je rekening houden met bijtelling voor privégebruik.
7. Bijzondere regelingen
Afhankelijk van je situatie zijn er aanvullende regelingen die voor jou van toepassing kunnen zijn:
A. Freelancers en zzp’ers
Als freelancer kun je te maken krijgen met opdrachtgevers die je als ondernemer willen inschrijven. Dit betekent dat je mogelijk een modelovereenkomst moet gebruiken om te bewijzen dat je zelfstandig werkt en niet in loondienst bent.
B. Buitenlandse zaken
Werk je met klanten of leveranciers in het buitenland? Dan gelden er speciale btw-regels, zoals de intracommunautaire prestaties binnen de EU of export buiten de EU.
8. Belastingadviseur of accountant inschakelen
Het Nederlandse belastingstelsel kan complex zijn, vooral als je net begint. Overweeg om een belastingadviseur of accountant in te schakelen om:
- Je administratie op orde te brengen.
- Je belastingaangifte te doen.
- Advies te geven over fiscale voordelen en strategische keuzes.
Checklist: Belastingzaken voor startende ondernemers
- KvK-inschrijving regelen: Zorg dat je je KvK-nummer en btw-nummer ontvangt.
- Btw-regeling kiezen: Controleer of je btw-plichtig bent en of de KOR geschikt is.
- Administratie opzetten: Houd je inkomsten, uitgaven, en facturen goed bij.
- Inkomstenbelasting voorbereiden: Maak gebruik van aftrekposten voor ondernemers.
- Personeel aanmelden: Regel loonheffingen als je personeel in dienst neemt.
- Houd deadlines in de gaten: Zorg dat je btw- en inkomstenbelasting op tijd indient.
Het regelen van je belastingzaken als startende ondernemer kan in het begin overweldigend lijken, maar met een goede voorbereiding en duidelijke administratie is het goed te doen. Zorg dat je op de hoogte bent van de regels en gebruik de fiscale voordelen die voor jou beschikbaar zijn. Als je twijfelt, schakel een professional in om je te ondersteunen. Zo kun jij je volledig richten op het succes van je bedrijf!